Finansowanie i rozliczanie działalności kół naukowych

Działalność koła naukowego lub organizacji studenckiej często wiąże się z organizacją wydarzeń, udziałem w konferencjach, prowadzeniem badań, wyjazdami czy zakupem materiałów. Uniwersytet Gdański umożliwia pozyskanie środków na realizację takich inicjatyw – warto jednak wiedzieć, jak prawidłowo zaplanować wydatki, zrealizować zakupy i rozliczyć otrzymane finansowanie.

Przygotowaliśmy krótki przewodnik, który przeprowadzi Cię przez cały proces – od pomysłu do sprawozdania z działalności.

1. Jak pozyskać środki?

Koła naukowe i organizacje studenckie mogą ubiegać się o środki na realizację swojej działalności.

W przypadku kół wydziałowych środki przyznaje Prodziekan ds. Studenckich, natomiast w przypadku kół i organizacji międzywydziałowych – Prorektor ds. Studenckich.

Przy ocenie projektu znaczenie mają m.in. jego zgodność z działalnością naukową jednostki, wpływ na budowanie dobrego imienia Uniwersytetu Gdańskiego, współpraca z innymi organizacjami, poparcie władz Wydziału lub Uczelni oraz prawidłowo przygotowany preliminarz.

Na co można otrzymać środki?

Finansowanie może obejmować m.in.:

• udział i organizację konferencji,
• badania, wyjazdy terenowe oraz zakup specjalistycznych materiałów,
• organizację nieodpłatnych szkoleń,
• zakup pomocy naukowych, specjalistycznych książek, niezbędnego sprzętu oraz materiałów biurowych.

Pamiętaj: każdy wydatek musi być zgodny z zaakceptowanym preliminarzem.

2. Dobrze przygotuj preliminarz

Preliminarz powinien jasno określać cel planowanego działania, termin jego realizacji oraz szczegółowe koszty.

Zamiast podawać wyłącznie łączną kwotę wydatku, rozpisz sposób jej wyliczenia, np. liczbę uczestników × koszt jednostkowy. Dokument powinien również zawierać miejsce na opinię i podpis dysponenta środków – Prorektora lub Prodziekana.

Dobrze przygotowany preliminarz ułatwia nie tylko uzyskanie finansowania, ale również późniejsze prawidłowe rozliczenie projektu.

3. Zanim zrobisz zakupy

Sposób realizacji zakupu zależy od jego rodzaju. Część produktów i usług objęta jest uczelnianymi postępowaniami zakupowymi, natomiast inne – np. niektóre przejazdy czy specjalistyczne zakupy – mogą być realizowane poza nimi.

Zanim dokonasz zakupu, upewnij się, jaka procedura obowiązuje w danym przypadku.

W przypadku zakupów nieobjętych uczelnianym przetargiem planowany wydatek należy wcześniej zgłosić do Centrum Polityki Zakupowej.

4. Jak prawidłowo rozliczyć wydatek?

Sama faktura nie zawsze wystarczy. Dokumentacja rozliczeniowa może wymagać również odpowiednich zgód, podpisu dysponenta środków na tzw. „kołysce” oraz potwierdzenia płatności.

Faktura powinna być wystawiona na:

Uniwersytet Gdański
ul. Prof. Marii Janion 7
80-309 Gdańsk
NIP: 584-020-32-39

W związku z funkcjonowaniem KSeF podczas zakupów należy również zadbać o właściwą identyfikację jednostki lub koła naukowego, dla którego realizowany jest zakup.

Komplet dokumentów składany jest do Biura Wsparcia Studentów i Doktorantów UG, ul. Wita Stwosza 58, pok. 107.

5. Wyjazdy w ramach działalności koła

Jeśli projekt obejmuje wyjazd lub podróż, pamiętaj o dodatkowej dokumentacji. Wymagana jest m.in. „Umowa zlecająca wyjazd poza siedzibę Uczelni”, a do rozliczenia należy zachować wymagane dokumenty potwierdzające koszty przejazdu.

Szczegółową procedurę dotyczącą wyjazdów znajdziesz w pełnej prezentacji.

Ważne terminy

Rozliczenie przyznanych środków: na bieżąco po realizacji projektu, nie później niż 10 grudnia.

Sprawozdanie z działalności koła/organizacji: do 10 stycznia za poprzedni rok działalności.

Sprawozdanie powinno zawierać m.in. aktualny skład zarządu, listę członków, opis działań oraz sprawozdanie finansowe.

Chcesz poznać cały proces krok po kroku?

W przygotowanym przewodniku znajdziesz szczegółowe informacje dotyczące finansowania działalności, przygotowania preliminarza, realizacji zakupów, faktur i KSeF, rozliczania wyjazdów oraz rocznego sprawozdania z działalności.